בתרבויות מסוימות הוצאת כרטיס ביקור, המונח דרך קבע בכיס האחורי, על הישבן….נחשבת לעלבון , בסביבה העסקית הגשת כרטיס הביקור הינה 'טקס'..

קודי ההתנהגות העיסקית בכל הנוגע למסירת כרטיס הביקור שלך ושל הארגון אותו אתה מייצג, אינם זהים בכל המדינות.

היפנים

מייחסים חשיבות רבה לאיכות הנייר ולעיצוב הכרטיס. הם מעריכים מאד סטטוס והיררכיה. במהלך פגישה (אם היא מרובת משתתפים), ימקם היפני את כרטיסי הביקור על פי סדר הישיבה ויפנה לכל אחד מהנוכחים בשמו. היפנים נוהגים להעניק את כרטיס הביקור כשהם אוחזים בו בשתי ידיהם וקדים קלות. מקבל הכרטיס יאחז אף הוא את הכרטיס בשתי ידיו.

הסינים

בדרך כלל אינם שולטים בשפה האנגלית ונכון יהיה ברגע שמגיעים למלון לבדוק עם משרד הקבלה היכן ניתן להדפיס במהירות כרטיס ביקור בסינית (השירות אורך כשעתיים).

בהודו

מייחסים חשיבות רבה לנושאי תארים אקדמאיים (או כל תואר אחר) ולכן חשוב שכרטיס הביקור ישא תואר, אם יש כזה. הגשת כרטיס הביקור תיעשה תמיד ביד ימין. מחווה זו נהוג במדינות מוסלמיות ובאזורים מסוימים באפריקה. ההודים נוהגים להחליף כרטיסי ביקור לא רק מפגשים עסקיים וחברתיים. אין צורך לתרגם כרטיסי ביקור להינדית, שכן קהילת אנשי העסקים ההודית דוברת אנגלית.

באנגליה

אין מייחסים משמעות טיקסית להחלפת כרטיסי הביקור, מסירת הכרטיס נעשית בנינוחות, בתחילה או בסיום המפגש העסקי.

קוריאה

בעת קבלת כרטיס הביקור, יש להניד את הראש כמחווה של כבוד ולהודות למוסר הכרטיס על ההזדמנות שניתנה להיפגש עמו. בניגוד למדינות אסיאתיות אחרות, נהוג בקוריאה להכניס את הכרטיס מיד לתיק. מבט ארוך מידי בכרטיס מתפרש כחוסר נימוס ובורות. הקוריאנים מצפים שתוציא את כרטיס הביקור שלך לפני שהם "ישלפו" את שלהם. מסירת הכרטיס כמו ביפן – בשתי ידיים כשהצד המתורגם לקוריאנית כלפי מעלה והכתוב מופנה לעבר מקבל הכרטיס. מחוות אלו חשובים בקוריאה בעיקר במפגשים עם בכירים בקהילה העיסקית.

רוסיה

החלפת כרטיסי ביקור בפגישות עסקיות הינה חלק מהתרבות העסקית הרוסית. ולמרות שהרוסים מייחסים חשיבות להצגה העצמית, ללחיצת היד ולמסירת/קבלת כרטיסי הביקור, המהלך נעשה ללא פורמליות טיכסית. את כרטיסי הביקור מחליפים מיד עם ההיכרות. לנוסע לרוסיה מומלץ להכין כרטיס ביקור כשמצד אחד מופיעים הפרטים באנגלית ומצידו השני בשפה הרוסית, בכתב קירילי.

בארצות הברית

כרטיסי ביקור בארה"ב מוחלפים באופן שגרתי בעת ההיכרות או לחילופין כשאחד מהמשתתפים עוזב את הפגישה.

מס' הערות כלליות לגבי קבלת כרטיסי ביקור

• אין ל"קשקש" או לשרבט על כרטיס שקיבלת
• יש לבחון את הכרטיס מספר שניות ולהחמיא למוסר הכרטיס על עיצובו
• הימנעו מלהשאיר כרטיס ביקור שקיבלתם על השולחן, בבחינת "אין חפץ בו"….
• כרטיסי ביקור יש לשמור שכן לעולם אין לדעת מתי תזדקקו לשרותיו של האדם שפגשתם…

פרוטוקול כרטיסי הביקור

"טכס" החלפת כרטיסי ביקור הינו חלק הכרחי ובלתי נפרד מפרזנטציה עסקית ואישית.

יתרה מכך, עסקים קטנים רבים הפועלים משולחן הכתיבה שבאחד מחדרי הבית, נעזרים לעיתים באתרי אינטרנט המשמשים ככתובת למשרד, ומאפשרים הצצה וקבלת אינפורמציה על בית העסק. חשיבותו של כרטיס הביקור הינה בכך שהוא מגבה ומשלים את האינפורמציה הוירטואלית ומהווה מכשיר לשיווק וקידום המכירות של העסק.

מכאן גם ברורה חשיבות עיצובו של כרטיס הביקור, בחירת הצבעים, האותיות והלוגו שיסייעו לכם לעצב את התדמית העסקית והמקצועית שברצונכם לשדר.

• לכרטיס גודל סטנדרטי 5 ס"מ X 9 ס"מ והוא מותאם לנרתיקים שבהם נושאים אותו ולאוגדנים בהם מתייקים את כרטיסי הביקור שאתם מקבלים
• כדי שהכרטיס ישרת אתכם בצורה האופטימלית עליו לכלול את הפרטים הבאים; שם פרטי ומשפחה; הגדרת התפקיד / עיסוק; שם החברה; כתובת ומס' טלפון.
• החלפת כרטיסי ביקור נעשית בדרך כלל בתחילתה של פגישה אם כי לעיתים גם לפני שנפרדים
• הושטת הכרטיס נעשית ביד ימין כשפניו כלפי מקבל הכרטיס

כשאתם מקבלים כרטיס ביקור

• עיינו בו מספר שניות, החמיאו על צורתו ומיצאו נושאים היוצרים תקשורת על סמך אינפורמציה שקראתם בכרטיס שקיבלתם
• עפ"י התרבות היפנית שהונחלה למערב, כתיבה או שרבוט על כרטיס שקיבלתם היא כמו קשקוש על פניו של אדם… ולכן אין "לקשקש" / "לצייר" / "לכתוב הערות" לנקות ציפורניים או שיניים עם כרטיס הביקור שקיבלתם
• היזהרו מלזרוק כרטיס ביקור בהיסח דעת, בטווח הראייה של בעל הכרטיס או להשאירו על השולחן כ"אין חפץ בו"…
• הקפידו לתייק את כרטיסי הביקור באוגדן כרטיסים כי אינכם יודעים לעולם מתי תזדקקו לשרותיו של האדם שנתן לכם את כרטיס הביקור שלו